I sistemi di gestione documentale, o document management system(DMS), sono delle piattaforme software che permettono di organizzare l’archiviazione e la gestione dei documenti o di altri contenuti aziendali.
La gestione documentale (effettuata con sistemi informatici) e la digitalizzazione potrebbero portare guadagni stimati tra il 3% e il 5% del PIL,con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro. Si calcola che in Italia sono circa 600 miliardi i fogli e 45 miliardi i “documenti di business” che potrebbero essere dematerializzati grazie all’utilizzo di software per la gestione documentale.
Questi numeri danno l’idea del perché il legislatore, sia in ambito pubblico che privato, sta emanando norme che favoriscono la digitalizzazione e per quale ragione i document management system siano oggi strumenti indispensabili per:
- le aziende che vogliono emergere e competere;
- gli enti pubblici devono migliorare i servizi, la trasparenza dell’azione amministrativa e contenere i costi in base ai criteri di economicità, efficacia e pubblicità dell’azione amministrativa.
Un software di gestione documentale può realmente aumentare l’efficienza ed abbassare i costi delle organizzazioni purché offra una GESTIONE DOCUMENTALE A 360° includendo funzionalità di archiviazione digitale, document management, workflow & business process management e conservazione sostitutiva a norma di legge.